杀手锏：让紧急议程不再控制你的时间

无论你身为哪种类型的工作者，你都会经常发现同样的 Zeitgeist（一种潮流趋势）在那些看似“紧急”的任务中表现得尤为明显：“必须要在今天完成”的报告、“不得不参加”的晚上会议，以及“非做不可”的紧急行程。这不仅吞噬了我们的个人时间，还让我们的工作日变得毫无头绪。我们被这些临时变更搅得晕头转向，时间管理仿佛成了天方夜谭。而今天，我要向你介绍几个有效的策略，帮助你摆脱这种低效状态，让紧急议程不再控制你的时间。

了解问题的关键：紧急不总是意味着重要

第一步是认识到，并非所有的紧急事项都同样重要。乔治·德西·麦肯辛在其经典作品《第一原则》中提到，我们通常将时间分配在那些不构成优先级或关键要素的任务上。这就像是被一些不要的压力所牵制，导致我们在其他关键任务上投入不足。

例子：你与心爱的电影零点场时间相冲突的工作会议通知。显然，作为履行专业义务的一部分，你必须出席，但影片是必不可少的解脱。显示了一个如何在个人爱好和工作期限之间明智地分配时间的问题。

策略 1：创建“紧急/重要”矩阵


构建你的矩阵，其中包括：

- 重要但不紧急：这类任务通常关乎个人成长或长期目标，比如学习新技能、建立网络或进行深入项目任务等。 - 紧急但不重要：这种类型的任务往往是别人要求应做的事儿，有时只对完成者有用。 - 既重要又紧急：这类事项通常与你的工作范畴、社交活动和家庭责任有关。此类任务的管理是时间管理的核心。 - 既不重要也不紧急：选择性放弃或延期，畅游自然或其他个人兴趣。

实施策略 1：分配优先级与分配时间

了解了不同任务的分类后，接下来的步骤就是在生活中实施这些建议：

1. 制定计划：在每天开始之前，列出你要完成的任务清单。优先级最高（类别为方框 B 和 C 的任务）要你的第一时间来处理，保持高效率和专注度。

2. 时间分块：将时间划分为针对上述不同类别的特定任务块。例如，在一天的特定时段内专注于方块 C（重要但不紧急）的任务，逐渐转入方块 D（紧急但不重要）的任务，最后集中精力完成方块 A（既重要又紧急）的任务。

记忆点：使用待办事项列表和提醒工具

创建并更新包含上述分类的任务列表，这些列表可以是实体的提醒便签，或者是数字应用，如Google Keep、Trello 或及其他时间管理工具。

用例：使用这样的工具提醒你关于“既不重要也不紧急”的任务，如社交媒体的偶尔浏览，实现时间被合理分配。

策略 2：学会说“不”，管理你的“可支配时间”

重要的是要认识到每个人的时间都是宝贵的资源。学会说“不”，即当你意识到某个邀请或额外任务不符合你的时间管理优先级时，果断拒绝。

关键语句：“虽然这份任务看起来很有挑战性，但考虑到我的优先级和当前的时间计划，我可能无法在现有时间内有效投入。是否可以以后再考虑这个时间点或者是否有其他协作方式？”